PGR in der Zielgeraden: Umgang mit offenen Projekten

Mit Herbst startet das letzte Arbeitsjahr in dieser PGR-Periode. Vieles steht im Zeichen der Vorbereitung der PGR-Wahl und des guten Abschlusses. Es gibt aber auch noch Projekte, die in Arbeit sind, die am Beginn der Periode entwickelt wurden und auf Umsetzung warten.

Hier eine Idee, wie im Pfarrgemeinderat diese Dinge sortiert werden können, um dann zu entscheiden, welche noch umgesetzt werden können, welche gut strukturiert dem neuen Pfarrgemeinderat übergeben werden und welche Vorhaben losgelassen werden.

Methoden-Idee für die PGR-Sitzung: „Der Projekt-Trichter“

Dieser Impuls hilft dem Gremium, die verbleibende Zeit realistisch zu planen, Prioritäten zu setzen und bewusst Ideen oder Projekte loszulassen. Die Methode dauert ca. 25 Minuten (kann gekürzt oder ausgedehnt werden) und benötigt ein Flipchart (oder eine Pinnwand), Post-it‘s (Kärtchen) und dicke Stifte.

Schritt 1: Das Bild des Trichters (Dauer: ca. 3 Minuten)

Die Moderation zeichnet einen großen, sich nach unten verengenden Trichter auf das Flipchart. Dieser Trichter wird visuell in drei Stufen unterteilt:

1. Oben (Weit): Was läuft aktuell alles parallel? (Die Liste aller offenen Baustellen des Pfarrgemeinderates)

2. Mitte (Verengung): Was ist wirklich noch realistisch machbar bis zum Ende der Periode?

3. Unten (Der Auslass): Was bringen wir konkret über die Ziellinie?

Schritt 2: Post it‘s schreiben & Clustern (Dauer: ca. 7 Minuten)

Je nach Personenanzahl schreibt jedes PGR-Mitglied oder schreiben Dreier-Gruppen die aktuellen Projekte, Aufgaben und noch offenen Ziele und Ideen dieser Funktionsperiode auf je ein Post-it. Diese werden ungefiltert gesammelt und zunächst alle oben in die weite Öffnung des Trichters geklebt.

Der Aha-Effekt: Oft wird in diesem Moment zum ersten Mal visuell sichtbar, wie viele Aufgaben das Gremium eigentlich noch parallel bewegt und bewegen möchte.

Schritt 3: Die radikale Sortierung (Dauer: ca. 10 Minuten)

Der PGR geht die gesammelten Karten gemeinsam durch und trifft für jedes Post-it eine verbindliche Entscheidung nach folgendem Raster:

• Landung anpeilen (Grün): Dieses Projekt bringen wir in den nächsten Monaten zu einem guten, sichtbaren Abschluss.

• Einfrieren (Gelb): Das Thema ist wichtig, aber wir schaffen es nicht mehr in den kommenden Monaten. Wir bereiten dazu eine saubere Übergabe für den nächsten PGR vor, rühren es jetzt aber nicht mehr aktiv an.

• Streichen (Rot): Das lassen wir jetzt ganz bewusst und ohne schlechtes Gewissen sein.

Schritt 4: Weiteres Vorgehen vereinbaren (Dauer ca. 5 Minuten)

Zum Abschluss dieser Methode wird noch vereinbart:

· Grüne Themen: Was ist der nächste Schritt? Wer macht ihn bis wann?

· Gelbe Themen: Wer kümmert sich bis wann um verschriftliche Information zur Übergabe an den neuen PGR (siehe Formular-Entwurf)?

· Rote Themen: Braucht es noch etwas, damit dies Themen tatsächlich losgelassen werden können (z.B. Informationen an Mitwirkende, die nicht im PGR sind) und wenn ja, wer übernimmt das bis wann?

Nutzen dieser Methode:

• Sofortige Entlastung: Sie nimmt dem gesamten Team den Druck im Endspurt „alles“ schaffen zu müssen.

• Klarer Fokus: Das Gremium entwickelt für die restlichen Monate einen machbaren Plan.

• Wertvolle Vorarbeit: Die „eingefrorenen“ Themen sind kein Verlust, sondern ein Startkapital für den neuen Pfarrgemeinderat, das sie aufgreifen können oder auch nicht.

Bernadette Hackl

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