Wahlvorstand und Pfarrgemeinde-Öffentlichkeitsarbeiter:innen arbeiten zusammen
Die Arbeitsaufteilung von PGR-Wahlvorstand und Öffentlichkeitsarbeit in der Pfarrgemeinde:
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Der PGR-Wahlvorstand plant und organisiert im Auftrag und mit der Unterstützung des Pfarrgemeinderates die Pfarrgemeinderatswahl.
Wenn die PGR-Wahl in der Pfarrgemeinde bekannt gemacht werden soll, tritt die Öffentlichkeitsarbeit auf den Plan, die Pfarrmedien werden wichtig.
Der PGR-Wahlvorstand hat die "Bring-Aufgabe" (auch bekannt als "Bringschuld"). Es gehört zu seinen Aufgaben, die Pfarrgemeinde-Medien mit Informationen zur Pfarrgemeinderatswahl zu versorgen und Auskünfte zu geben, wenn die Pfarrgemeinde-Medien mit Anfragen kommen.
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Die Pfarrgemeinde-Öffentlichkeitsarbeit (Pfarr(gemeinde)blatt, Website, Social Media, Schaukästen und mündliche Kommunikation) haben eine "Hol-Aufgabe" (auch bekannt als "Holschuld"). Wenn Sie Inhalte für den Onlineauftritt planen, wenn das Herbst- bzw. das Advent-und Weihnachtspfarr(gemeinde)blatt geplant wird, ist es die Aufgabe der Öffentlichkeitsarbeiter:innen, sich Informationen aus dem PGR-Wahlvorstand oder dem Pfarrgemeinderat zu holen.
Weiters ist es wichtig, dass die Öffentlichkeitsarbeiter:innen aktiv alle Möglichkeiten (Interviews, Statements, Fotos aus der PGR-Sitzung etc.) anfragen oder die Bereitschaft zeigen, dafür mit dem PGR oder einzelnen PGR-Mitgliedern Kontakt aufzunehmen.
Wie wird diese Zusammenarbeit konkret vereinbart?
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Eine Möglichkeit ist, im PGR-Wahlvorstand eine Kontaktperson zur Öffentlichkeitsarbeit zu bestimmen, die mit dem aktiven Öffentlichkeitsarbeiter:innen bespricht, was in den nächsten Monaten wann geschieht und wann informiert und wann für die PGR-Wahl mobilisiert werden soll.
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Eine andere Möglichkeit ist, eine oder mehrere Personen, die Öffentlichkeitsarbeit machen, in den PGR-Wahlvorstand einzuladen, um den großen Bogen der PGR-Wahl und der damit verbundenen Öffentlichkeitsarbeit abzuklären. In diesem Rahmen kann ein Kommunikationsplan erstellt werden.
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Egal welche Option man wählt – unbedingt empfehlenswert ist es, zu Beginn der Wahlvorbereitung einen gemeinsamen Kommunikationsplan zu erstellen. Darin werden wichtige Termine, Veröffentlichungen, Zuständigkeiten und Fristen festgelegt. So wissen sowohl der PGR-Wahlvorstand als auch die Öffentlichkeitsarbeiter:innen frühzeitig, welche Informationen wann benötigt werden und über welche Kanäle sie veröffentlicht werden sollen. Wenn der Zeitplan vereinbart ist, genügt oft das Zusenden von Texten, Bildern, Interviewterminen etc.
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Regelmäßige kurze Abstimmungstreffen oder Jour-fixe-Termine zwischen PGR-Wahlvorstand und Öffentlichkeitsarbeit können helfen, aktuelle Entwicklungen, neue Inhalte und notwendige Kommunikationsmaßnahmen zeitnah zu besprechen. Dadurch kann die Öffentlichkeitsarbeit bei Bedarf laufend an den Stand der Wahlvorbereitungen angepasst werden.
Die Zusammenarbeit zwischen diözesaner PGR-Wahlorganisation (Beate Schlager-Stemmer, Fachbereich Ehrenamt und Pfarrgemeinde) und Öffentlichkeitsarbeit in Pfarre und Pfarrgemeinde (Monika Jellmair, Fachbereich Kommunikation) sieht ...
... regelmäßige Absprachen ...
... Verlinkungen der jeweils eigens für die PGR-Wahl eingerichteten Websites untereinander ...
... Absprachen bei Aussendungen und der Planung von Veranstaltungen für die jeweilige Zielgruppe ...
... vor.
Sobald diese Seiten eingerichtet sind, folgen die Links z.B. zu Textbausteinen, Anregungen für die Öffentlichkeitarbeit und umgekehrt zu den Basis-Informationen zur PGR-Wahl, damit die Öffentlichkeitarbeiter:innen schon erste Informationen zur PGR-Wahl 2027 haben, wenn sie die Zusammenarbeit mit dem PGR-Wahlvorstand beginnen.