Di. 29.09.26

Tipps zur Fotoablage für Pfarren

Um digitale Fotos nachhaltig zu verwalten und die spätere Nutzung zu erleichtern, empfehlen wir die folgenden Standards für Auswahl, Benennung und Ablage von Bildmaterial.

Die folgenden Empfehlungen richten sich an Pfarren (neu). Wenn Sie in den Diözesanen Diensten tätig sind, gelten die Richtlinien zur Fotoablage, die in Dialog auffindbar sind: Richtlinie zur Ablage von Bildmaterial

Fotos dokumentieren das Leben in den Pfarren und sind wertvolle Erinnerungen an Veranstaltungen, Projekte und besondere Ereignisse. Eine einheitliche Ablage erleichtert das Wiederfinden von digitalen Bildern, auch für Personen, die nicht selbst an der Veranstaltung beteiligt waren oder die Ablage ursprünglich angelegt haben. Gleichzeitig spart sie Speicherplatz und stellt sicher, dass wichtige Aufnahmen langfristig verfügbar bleiben.

1. Bewusste Auswahl der Fotos

Nicht jedes aufgenommene Bild muss dauerhaft gespeichert werden. Eine sorgfältige Auswahl erleichtert die Verwaltung und reduziert den Speicherbedarf.

Empfehlung:

Pro Veranstaltung bzw. pro Tag maximal 10 Fotos dauerhaft aufbewahren.
Mehrfachaufnahmen und ähnliche Motive aussortieren.
Die aussagekräftigsten und qualitativ besten Bilder auswählen.

2. Fotos eindeutig benennen

Dateinamen sollten möglichst aussagekräftig sein und folgende Informationen enthalten:

Datum der Aufnahme (Jahr – Monat – Tag)
Titel bzw. Motivbeschreibung
Urheber:in (Fotograf:in)
Titel kurz halten

Beispiel:

20260915_Pfarrfest_ErikaMustermann.jpg

3. Einheitliche Ordnerstruktur

Für eine einfache Suche und langfristige Nachvollziehbarkeit empfiehlt sich folgende Ablagestruktur:

Jahr -> Datum und Anlass der Veranstaltung -> Fotos

Ordner und Dateinamen sollen möglichst kurzgehalten werden, damit lange Pfade vermieden werden.

Ordner: 2026
- Unterordner: 20260915_Pfarrfest
  - Fotobenennung:
    - 20260915_Pfarrfest_ErikaMustermann.jpg
    - 20260915_Kinderchor_MaxMuster.jpg
    - 20260915_Gottesdienst_ErikaMustermann.jpg

4. Urheberrecht und Datenschutz

Bereits bei der Ablage sollten die wichtigsten Informationen zu den Fotos dokumentiert werden.

Empfehlungen:

Urheber:in der Fotos festhalten.
Nutzungsrechte nach Möglichkeit klären und dokumentieren.
Vereinbarungen und Zustimmungen geordnet aufbewahren.

Falls für Fotos Einverständniserklärungen benötigt werden, wenden Sie sich bitte an das Medienservice der Diözese Linz (medienservice@dioezese-linz.at).

5. Ablage in Pfarren

Damit Bildmaterial für die pfarrliche Öffentlichkeitsarbeit, die Website, Social-Media-Kanäle sowie für Medienanfragen zentral verfügbar ist, empfiehlt sich die Ablage der Fotos in einem gemeinsamen Teams-/SharePoint-Bereich der Pfarre.

Dies ermöglicht den hauptamtlichen Mitarbeitenden der Pfarre einen direkten Zugriff auf benötigte Bilder und vermeidet, dass Fotos bei einzelnen Personen oder in unterschiedlichen lokalen Ablagen gespeichert werden.

Dabei empfiehlt es sich:

die vereinbarte Ordnerstruktur einzuhalten,
keine unnötigen Dubletten anzulegen,
Fotobestände regelmäßig zu überprüfen und nicht mehr benötigte Dateien zu löschen,
Pfarrgemeinden bei Bedarf über entsprechende Zugriffsberechtigungen in die gemeinsame Ablagestruktur einzubinden.

6. Unterstützung bei Speicherplatzbedarf

Sollte der verfügbare Speicherplatz in Teams nicht mehr ausreichen, kann sich die Pfarrverwaltung (Pfarre Neu) an den IT-ServiceDesk (servicedesk@dioezese-linz.at) wenden.

Die IT unterstützt bei der Prüfung möglicher Bereinigungen sowie bei Bedarf bei der Übersiedlung von Fotobeständen in geeignete Speicherbereiche.

Unser Tipp

Wenige, gut ausgewählte und sauber dokumentierte Fotos sind langfristig wertvoller als große Mengen ungeordneter Bilddateien. Eine regelmäßige Pflege der Fotoablage erleichtert das Wiederfinden von Bildern auch für andere und spart Speicherplatz.

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